في هذه الأيام ، تعد أدوات إدارة سير العمل جزءًا لا يتجزأ من تعاون الفريق الناجح ، وأسانا هي الممثل المثالي. يوفر هذا البرنامج المستند إلى مجموعة النظراء ميزات ممتازة لا حصر لها تسمح للمستخدمين بتتبع المهام وتنظيم المهام.
بينما تقدم Asana إصدارًا مجانيًا من البرنامج ، يتمتع المشتركون المدفوعون بخيار إنشاء نماذج مخصصة. هذه الوظيفة مفيدة بشكل لا يصدق لطلب مشاريع العمل أو إرسال ملاحظات قيمة. على الرغم من أن نماذج Asana كانت متاحة منذ عام 2019 ، فربما لم تحقق أقصى استفادة منها حتى الآن.
إليك ما تحتاج إلى معرفته حول إنشاء نموذج Asana ومشاركته مع أعضاء الفريق الآخرين والمتعاونين الخارجيين.
إنشاء نموذج
يحتوي كل مشروع في Asana على علامة تبويب نماذج معينة ، مما يتيح لك إنشاء نموذج إدخال سريع يتعلق بمشروع عمل معين.
على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى إشراك كل عضو في الفريق في جلسة العصف الذهني. من خلال إنشاء نموذج ، يمكنك الحصول على جميع الأفكار في مكان واحد وإبقائها منظمة. فكيف يتم ذلك؟
لإنشاء نموذج Asana ، إليك الخطوات التي يجب عليك اتخاذها.
- اذهب إلى أسانا وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك.
- انتقل إلى قسم 'المشروع' وانتقل إلى علامة التبويب 'النماذج'.
- حدد الخيار 'إنشاء نموذج' أو 'إضافة نموذج'. ستلاحظ أن اسم المشروع هو اسم النموذج افتراضيًا. ولكن يمكنك النقر لتغييره.
- أدخل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني لعضو الفريق أو المتعاون.
- في الجزء الأيمن ، حدد علامة التبويب 'أسئلة'. أدخل جميع الأسئلة التي تريد أن تراها في النموذج.
- للتأكد من أن الشخص الذي يتلقى النموذج يجيب على كل سؤال ، حدد الحقل 'مطلوب' بجوار كل سؤال.
- إذا احتاج مستلم النموذج إلى إرفاق ملف PDF أو صورة أو ملف Word ، فحدد خيار 'مرفق' من علامة التبويب 'أسئلة'.
- انقر فوق 'تم'.
هذا كل ما في الامر. لقد نجحت في إنشاء نموذج Asana.
كيفية إضافة سؤال متابعة في نموذج أسانا
يمكن أن يكون نموذج Asana الخاص بك بسيطًا أو شاملاً كما تريده. عند طلب معلومات من أشخاص آخرين في الفريق ، قد تحتاج إلى إضافة أسئلة متابعة ، والتي يشار إليها باسم 'تفريع النموذج'.
كيف أغير اسمي في الإنزال الجوي
بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على معلومات أكثر دقة وتفصيلاً فيما يتعلق بموضوع أو مشروع معين. الخطوات واضحة ومباشرة ، حيث أن كل ما عليك القيام به موجود في علامة التبويب 'الأسئلة'.
إليك ما يجب فعله.
- انتقل إلى حساب Asana الخاص بك وانقر فوق الانتقال إلى مشروع معين ، وحدد علامة التبويب 'نماذج'.
- اختر 'إنشاء نموذج' أو 'إضافة نموذج' وافتح علامة التبويب 'أسئلة'.
- من نفس علامة التبويب ، حدد خيار 'القائمة المنسدلة'.
- أدخل جميع الأسئلة في المجموعة المنسدلة.
- حدد 'إضافة فرع' بجوار كل سؤال إذا كنت بحاجة إلى طرح المزيد من أسئلة المتابعة.
- إذا كنت تريد أن تتاح الفرصة لزملائك في الفريق لتحديد أكثر من خيار واحد من القائمة المنسدلة ، فانقر فوق خيار 'التحديد المتعدد' في علامة التبويب 'الأسئلة'.
وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن الأشخاص الذين ترسل إليهم النموذج لا يحتاجون إلى أن يكون لديهم حساب Asana نشط حتى يكون لديهم خيار ملء النموذج.
كيفية معاينة نموذج Asana
عند بناء نموذج Asana الخاص بك ، من الضروري تتبع الشكل الذي سيبدو عليه بمجرد الانتهاء منه. لكن لا يتعين عليك الانتظار حتى يتم إجراء تغييرات اللحظة الأخيرة.
بدلاً من ذلك ، يمكنك التحقق من معاينة النموذج أثناء المضي قدمًا وإجراء التعديلات للتأكد من أنها تبدو احترافية وسهلة القراءة.
يحتوي Asana على زر مضمن يسمى 'عرض النموذج' في قسم 'النماذج' والذي يمنحك نظرة عامة سريعة على ما قمت به حتى تلك النقطة.
إليك كيفية العثور عليه.
- افتح Asana وانتقل إلى قسم 'النماذج'.
- حدد خيار 'إنشاء نموذج' وابدأ في تخصيص النموذج.
- في أي مرحلة من العملية ، انتقل إلى زر 'معاينة' الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة.
على الفور ، ستتمكن من رؤية ما سيراه مقدمو النموذج بالضبط عند بدء إدخال المعلومات المطلوبة.
كيفية مشاركة نموذج أسانا
يعد إنشاء نموذج Asana عملية مباشرة جدًا ، حيث أن النظام الأساسي يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام للغاية. الآن بعد أن صنعت الشكل المثالي ، حان الوقت لمشاركته مع الآخرين.
بمجرد النقر فوق الزر تم بعد الانتهاء من النموذج ، سيظهر زر 'نسخ رابط النموذج' في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة. كل ما عليك القيام به هو اتخاذ خطوتين لمشاركته.
- انقر فوق الزر 'نسخ رابط النموذج' وانسخه إلى الحافظة الخاصة بك.
- الصق الرابط إلى رسالة بريد إلكتروني أو جميع أعضاء فريق Asana.
عندما يملأ المرسل النموذج ، سيرى رسالة تأكيد على الشاشة لإعلامه بأن النموذج قد تم إرساله بنجاح.
التعليمات
هل أسانا مجاني؟
يتوفر إصدار مجاني من Asana ويقدم العديد من أبرز الميزات ، مثل المحافظ ، وتواريخ البدء ، وتخصيص المهام ، وغيرها. ومع ذلك ، لا يقدم هذا الإصدار من Asana 'النماذج' كميزة.
للوصول إلى إنشاء نماذج مخصصة ، ستحتاج إلى الاشتراك في خطة اشتراك مدفوعة. تبلغ خطة Premium 13.49 دولارًا أمريكيًا للفرد شهريًا ، وخطة العمل هي 30.49 دولارًا أمريكيًا للفرد في الشهر. بالنسبة لخطة المؤسسة ، ستحتاج إلى الاتصال بأسانا مباشرة وطلب عرض أسعار.
هل يمكنك الحصول على نماذج متعددة لكل مشروع في Asana؟
نعم ، يمكنك إنشاء أكثر من نموذج لمشروع واحد في Asana ، على الرغم من أنك ستحتاج إلى خطة أعمال أو خطة مؤسسية للوصول إلى هذه الميزة.
تتيح لك هذه الوظيفة دمج أنواع المدخلات المختلفة لمشروع واحد وإنشاء المعلومات الأكثر قيمة.
ما هي الاستخدامات الأكثر شيوعًا لنماذج Asana؟
يمكن استخدام نماذج Asana بعدة طرق ، ولكن ربما يكون طلب التعليقات بشأن مسألة معينة هو الأكثر شيوعًا.
قد يختلف الغرض من النموذج اعتمادًا على نوع العمل. تعد نماذج Asana مفيدة في إصدار الطلبات الإبداعية أو إرسال تقارير الأخطاء أو الحصول على تعليقات العملاء أو تتبع أخطاء تكنولوجيا المعلومات.
هل يمكنك إضافة غلاف نموذج مخصص في Asana؟
نعم تستطيع. يمكن أن يبدو نموذج Asana الخاص بك الجزء عن طريق إضافة غطاء مخصص. العملية بسيطة للغاية ، حيث سترى 'إضافة صورة غلاف' في أعلى النموذج بمجرد النقر فوق الزر 'إنشاء نموذج'.
يمكنك تحميل صورة من جهازك ، ربما شعار شركة أو صورة تتعلق بمشروع معين ، مما يسمح لمقدمي الطلبات بالحصول على فكرة فورية عن النموذج.
التنقل في نماذج Asana مثل المحترفين
قد لا يبدو إنشاء النماذج أكثر ما يمكن للمرء الاستمتاع به ، ولكن مع Asana ، إنها مهمة ممتعة نسبيًا. تتيح لك خيارات التخصيص العديدة وفروع النماذج إمكانية الإبداع في النماذج والحصول على المعلومات التي تحتاجها بدقة للمضي قدمًا في المشروع.
ضع في اعتبارك أن نماذج Asana متاحة فقط لمن لديهم اشتراك مدفوع ، لذلك إذا كنت تريد إنشاء نماذج قيمة ، فستحتاج إلى اختيار خطة.
ستتمكن من مشاركة نماذج Asana الخاصة بك بسرعة ويمكن حتى تكرارها ، لذلك لن تضطر إلى البدء من نقطة الصفر في كل مرة تحتاج فيها إلى طرح سؤال محدد على زملائك في الفريق.
كيف تستخدم نماذج أسانا؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.
