كيفية المشاركة مع المستخدمين الخارجيين في SharePoint

على مدار عقدين من الزمن ، كان SharePoint هو نظام التعاون المفضل للشركات في جميع أنحاء العالم. تخلق ميزات النظام الأساسي المتقدمة للغاية بيئة آمنة لتبادل المعلومات وتسجيل البيانات ومشاركة المستندات.

تتيح لك إحدى هذه الميزات فتح ملف SharePoint ، حتى إذا لم تكن مستخدمًا عاديًا. في هذه المقالة ، سنتناول أساسيات المشاركة الخارجية - بدءًا من كيفية المشاركة مع مستخدمين خارجيين وانتهاءً بنوع الملفات التي يمكنك تضمينها.

مشاركة المستندات باستخدام SharePoint

يسمح لك SharePoint بتخزين الملفات ومشاركتها باستخدام مستعرض الويب الذي اخترته. إنه متوافق مع جميع محركات البحث والأجهزة تقريبًا. يمكنك أيضًا مزامنته مع خدمات التخزين السحابية الأخرى ، مثل OneDrive .

النظام الأساسي مناسب تمامًا لمشاركة جميع أنواع تنسيقات الملفات. الواجهة سهلة القراءة نسبيًا ، لذا فإن العملية بسيطة جدًا. فيما يلي كيفية مشاركة المستندات باستخدام SharePoint:

1. افتح متصفحك وانتقل إلى office.com/signin . قم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft الخاص بك باستخدام بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك أو ملف تعريف Skype الخاص بك. إذا لم تكن مسجلاً ، فانقر على الرابط أدناه لإنشاء حساب.
2. قم بالتمرير خلال ملفاتك. قم بتمييز الأشخاص الذين تريد مشاركتهم. يسمح لك SharePoint أيضًا بتحديد مجلدات كاملة. انقر فوق الزر 'مشاركة' في الزاوية العلوية اليسرى.
   
3. انقر فوق السهم المتجه لأسفل لفتح قائمة منسدلة. حدد أحد خيارات مشاركة الرابط.
   
4. للسماح بالوصول إلى أي شخص لديه الرابط ، اختر أي شخص.
5. لمشاركة الملف مع زملائك في العمل ، حدد الأشخاص في.
   
6. إذا كنت تريد المشاركة مع أشخاص محددين فقط ، فأدخل أسمائهم في الحقل المناسب.
   
7. إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من التعليمات ، يمكنك كتابة رسالة.
8. عند الانتهاء ، انقر فوق 'تطبيق'.
   

طريقة أسرع للقيام بذلك هي إنشاء ارتباط يؤدي إلى ملف معين. يمكنك بعد ذلك إرفاق عنوان URL برسالة نصية أو نسخه إلى موقع ويب مختلف. سيتمكن الشخص الذي يتلقى الرابط من مشاركته مع أشخاص آخرين أيضًا. هيريس كيفية القيام بذلك:

كيفية معرفة عدد التنزيلات التي يتضمنها التطبيق

1. تسجيل الدخول إلى حسابك على office.com/signin .
2. انقر فوق علامة التبويب نسخ الرابط في SharePoint.
   
3. اختر خيار مشاركة من القائمة المنسدلة. انقر فوق 'تطبيق' لإنشاء الارتباط.
   
4. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح CTRL + C و CTRL + V عندما تريد نسخ / لصق الرابط. يمكنك أيضًا القيام بذلك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على عنوان URL وتحديد الخيارات من القائمة المنسدلة.

مشاركة موقع باستخدام SharePoint

لا يقيدك SharePoint بمشاركة الملفات والمجلدات. يمكنك أيضًا مشاركة موقعك بالكامل مع كل من المستخدمين الخارجيين وأعضاء دليلك. هيريس كيفية القيام بذلك:

1. قم بتسجيل الدخول إلى حساب SharePoint الخاص بك.
2. انقر على زر مشاركة الموقع.
   
3. نافذة جديدة ستفتح. اكتب اسم الشخص أو المجموعة التي تريد إضافتها إلى الموقع. يمكنك أيضًا مشاركة الموقع مع المؤسسة بأكملها. فقط اكتب الكل باستثناء المستخدمين الخارجيين في مربع الحوار.
   
4. حدد مستوى الإذن المطلوب. يمكنك السماح للأشخاص بمشاهدة الموقع أو تعديله أو إدارته بالكامل.
   
5. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك إرفاق رسالة تحتوي على معلومات أو إرشادات إضافية.
6. انقر فوق 'مشاركة' عند الانتهاء.
   

مشاركة أي شيء باستخدام فرق SharePoint

مع SharePoint Team ، يمكنك أنت وزملاؤك في العمل تبادل المستندات وملفات الوسائط والتطبيقات بسلاسة بشكل منتظم. تهدف البوابة إلى زيادة الإنتاجية وتحسين التعاون في المشروع.

بصفتك عضوًا في الفريق ، يمكنك الوصول إلى جميع الارتباطات إلى الدلائل والملفات ومواقع الويب ذات الصلة على الصفحة الرئيسية للبوابة الإلكترونية. يمكنك أيضًا استخدام موجز النشاط لتتبع تفاعلات الموقع.

يحتوي SharePoint Team على علامة تبويب ملفات مع مجموعة كبيرة من الميزات. يمكن لأي عضو استخدام هذه الميزات لتحرير الملفات المشتركة وتخصيص البوابة الإلكترونية. فيما يلي قائمة بالخيارات:

• قم بالوصول إلى ميزات إضافية في قسم ملف جديد.
• مزامنة الملفات مع محرك الأقراص المحلي المقابل.
• قم بتغيير العرض لجعل واجهة البوابة أكثر تنظيماً. تتوفر العديد من الخيارات ، بما في ذلك عرض القائمة وعرض التجانب والعرض المضغوط.
• تخلص من البرامج الضارة أو الملفات غير المرغوب فيها أو أبلغ عن الملفات المشبوهة.
• تحميل وإيداع الملفات.
• سحب وتحميل الملفات.
• قم بإعادة ترتيب ترتيب الملفات.

إدارة إعدادات مشاركة ضيف SharePoint

إذا كنت مسؤولاً عامًا أو مسؤولاً في SharePoint ، فلديك السلطة لتخصيص إعدادات المشاركة للمؤسسة بأكملها. هذا يعني أنه عليك تحديد مستوى مشاركة المستخدمين الضيف على خادم SharePoint. هناك العديد من تكوينات المشاركة التي يمكنك الاختيار من بينها ، حسب احتياجاتك. إليك كيفية إدارة إعدادات مشاركة الضيف:

1. افتح المستعرض الخاص بك وقم بتسجيل الدخول إلى حساب المسؤول الخاص بك.
2. افتح علامة التبويب مشاركة خارجية.
   
3. حدد مستوى المشاركة المطلوب لمؤسستك. عادةً ما يكون الإعداد الافتراضي هو أي شخص.
   

تشير إعدادات المشاركة المختلفة إلى مستويات مختلفة من الوصول. تأكد من اختيار مستند يتوافق مع نوع المستند الذي تشاركه. فيما يلي تفصيل سريع لكل تكوين للمشاركة:

• أي واحد. يسمح هذا الإعداد للمستخدمين بمشاركة الروابط التي لا تتطلب أي مصادقة. هذا يعني أنه يمكنهم إرسالها إلى كل من الضيوف الحاليين والجدد. بصفتك مشرفًا ، يمكنك تعيين تاريخ انتهاء صلاحية لكل ارتباط.
• الضيوف الجدد والحاليين. باستخدام هذا الإعداد ، يجب على الضيوف تسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft الخاص بهم للوصول إلى الارتباط. يمكنهم أيضًا استخدام معرف المستخدم الخاص بالمدرسة أو الشركة. ذلك لأن هذه الأنواع من الروابط تتطلب رموز التحقق من الهوية.
• الضيوف الحاليون فقط. بهذه الطريقة ، ستتمكن من مشاركة الملفات مع الضيوف من دليلك. يشمل هذا أي شخص قبل دعواتك في الماضي. يشير أيضًا إلى الضيوف الذين أضفتهم يدويًا عبر Azure B2B أو ميزات تعاونية مماثلة.
• فقط أعضاء منظمتك. إذا كنت تريد منع المستخدمين الخارجيين من الوصول إلى دليلك ، فاختر هذا الإعداد. يقوم بتعطيل ميزة المشاركة الخارجية ويحتفظ بجميع الملفات داخل مؤسستك.

إذا قمت بتعطيل المشاركة الخارجية ، ثم أعدت تشغيلها ، فلا يزال بإمكان الضيوف الذين تم منحهم حق الوصول مسبقًا الانضمام إلى الخادم. إذا كنت لا تريد أن يستعيد الضيوف إمكانية الوصول إلى مواقع معينة ، فيجب عليك إيقاف تشغيل الإعداد لهذه المواقع بشكل فردي.

الأسئلة المتداولة حول مشاركة ضيف SharePoint

كيف يمكنني تشغيل المشاركة الخارجية وإيقاف تشغيلها متى احتجت؟

يمكن لأي شخص لديه إذن الموقع الوصول إلى الملفات التي تحفظها على خادم SharePoint. ومع ذلك ، قد ترغب في مشاركة ملفات معينة مع أشخاص لا يستخدمون SharePoint بانتظام. هذا هو المكان الذي تدخل فيه ميزة المشاركة الخارجية.

لتنشيط الإعداد ، يجب أن تكون مدير SharePoint في Microsoft 365. لا يمتلك مديرو المواقع الصلاحية لتمكين المشاركة الخارجية أو تعطيلها. هيريس كيفية القيام بذلك:

1. قم بتسجيل الدخول إلى صفحة ويب مركز إدارة SharePoint.

2. انتقل إلى العمود الموجود على الجانب الأيسر. اختر موقعًا من القائمة.

3. انقر فوق الدائرة المجاورة لخيار المشاركة الذي تريد تمكينه.

يتم تحديد الخيارات المتاحة على مستوى الشركة. إذا قمت بتعطيل المشاركة الخارجية على موقع معين ، فلن تعمل أي روابط قمت بمشاركتها عليه.

ما الذي يمكن أن يفعله الضيوف بالمستندات التي تمت مشاركتها؟

عند مشاركة ارتباط ، يمكنك تحديد ما إذا كان الشخص الذي يفتحه يمكنه إجراء تغييرات على الملف. إذا حددت مربع السماح بالتعديلات ، فإليك ما يمكن للمستخدمين الآخرين فعله بعد تلقي الرابط:

• كلاً من تحميل وتنزيل الملفات والمجلدات إلى الخادم.

• إنشاء مجلدات جديدة وتحميل ملفات جديدة.

• إزالة الملفات من خادم SharePoint.

• تحرير العناصر والمجلدات الموجودة.

• نقل الملفات من مجلد إلى آخر.

• تغيير اسم وتنسيق ملف معين.

• شارك روابط الملفات مع أشخاص آخرين.

حتى مع تمكين التحرير ، لا تزال بعض الأشياء محظورة. إليك ما لا يستطيع المستلم فعله:

• تحرير أو إعادة تسمية الدليل الجذر. هذا ينطبق على المجلدات الأخرى ذات التسلسل الهرمي العالي.

• افتح مجلدات أخرى من خادم SharePoint الخاص بك. يمكنهم فقط عرض وتحرير العناصر التي قمت بمشاركتها.

• الوصول إلى أي شيء آخر على موقع SharePoint الخاص بك دون إذن.

هناك أيضًا ثلاثة إعدادات مشاركة متاحة لمستخدمي الضيف في دليلك. يمكنك اختيار أي من الخيارات التالية:

• أي شخص (يمكن الوصول إلى الرابط دون التحقق).

• الضيوف الجدد (يتطلب الرابط من الضيف التحقق من هويتهم). يمكن للضيوف الحاليين أيضًا الوصول إلى هذه الروابط بعد تسجيل الدخول باستخدام حساب Microsoft.

• الضيوف الحاليون فقط (تقتصر المشاركة على الضيوف المدرجين بالفعل في دليلك).

• أعضاء مؤسستك فقط (لا يمكن للضيوف الخارجيين الوصول إلى الارتباط).

ما الذي يمكنني مشاركته باستخدام Microsoft SharePoint؟

يدعم SharePoint جميع أنواع تنسيقات الملفات. يمكنك تحميل أي شيء إلى الدليل الخاص بك إلى حد كبير دون أي عوائق.

ومع ذلك ، فإن الإصدارات القديمة بها مشكلات مع أنواع ملفات معينة. على سبيل المثال ، الامتدادات التالية محظورة تمامًا من خادم 2016:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .صابون

• .json

• .xamlx

لحسن الحظ ، الخادم الحالي ليس لديه مثل هذا القيد. اعتبارًا من الآن ، لا توجد تنسيقات وملحقات محظورة من SharePoint.

المشاركة تعنى الاهتمام

يقوم SharePoint بإحضار النظام إلى مكان العمل عبر الإنترنت. تتيح لك الميزات المتقدمة للنظام مشاركة كل من الملفات والمواقع بأكملها في بضع خطوات بسيطة.

هناك إعداد مشاركة مفضل لكل حالة ونوع رابط. يمكن للمسؤولين العامين و SharePoint تمكين المشاركة الخارجية وإدارة إعدادات الضيف للمؤسسة بأكملها.

هل تستخدم أنت وزملاؤك في العمل SharePoint لتبادل الملفات؟ هل هناك نظام تعاون مختلف تفضله؟ قم بالتعليق أدناه وشارك بأفكارك حول ميزة المشاركة الخارجية.