تخلص من جداول البيانات الفوضوية وانتقل إلى قاعدة البيانات

لقد فعلنا بدا عند مخاطر استخدام تطبيق جداول بيانات مثل Excel لتخزين قوائم البيانات. قد يبدو هذا النهج أفضل حل في البداية ، ولكن قد تواجه مشاكل في مشاركة تلك البيانات مع عدة مستخدمين أو التحقق من صحة المحتوى أو حتى التنقل في بياناتك. لماذا ا؟ لأنك تستخدم أداة لم يتم تصميمها لأداء المهمة.

سننظر الآن في حالة وهمية (ولكن نموذجية) لنشاط تجاري باستخدام قائمة تستند إلى جدول بيانات ، وننظر في كيفية تحويل ذلك إلى تطبيق قاعدة بيانات للتغلب على مثل هذه المشكلات.

كيف تخرج المصنفات عن السيطرة

بدأت قائمتنا كسجل بسيط للمشاريع المنفذة للعملاء. مع نمو الشركة ، نما أيضًا عدد العملاء ، مع إضافة الأسماء وتفاصيل الاتصال إلى المصنف. أيضًا ، كانت هناك حاجة إلى طريقة ما لتسجيل ما كان يقوم به العديد من الموظفين في هذه المشاريع ، لذلك تمت إضافة المزيد من البيانات إلى دليل العمل هذا.

في هذه المرحلة ، أصبح نهج جدول البيانات غير عملي: كان هناك الكثير من الأشخاص الذين يحاولون تحديثه باستمرار ، وغالبًا في نفس الوقت. حاولت الشركة إنشاء روتا ، بحيث يتناوب الناس على تحديث المصنف ، لكن هذا يعني أن بعض المهام تم نسيانها قبل تسجيلها.

في النهاية ، يقوم الأشخاص بإعداد مصنفاتهم الخاصة لتتبع مهامهم ، ويتذكرون أحيانًا نسخ البيانات إلى المصنف الرئيسي في نهاية الأسبوع. طور الموظفون اختصاراتهم الخاصة لهذه الكتب ، وقام البعض بتغيير تنسيق وترتيب الأعمدة لتناسب طريقة عملهم. أدى نسخ هذه البيانات إلى المصنف الرئيسي إلى حدوث فوضى رهيبة.

قد يكون هذا مثالًا مختلقًا ، لكنني رأيت بالفعل كل هذه الممارسات في الحياة الواقعية. دعنا نلقي نظرة فاحصة على بعض المشكلات التي تطرحها طريقة العمل هذه.

الكثير من المشاكل

يمكنك رؤية الورقة الأولى من جدول البيانات التخيلي الخاص بنا. يوضح العمود الأول اسم المشروع الذي يشير إليه كل إدخال. بعض هذه الأسماء طويلة ، ومع ذلك ، ربما تم إغراء الموظفين باستخدام الاختصارات ؛ نتيجة لذلك ، تسللت الأخطاء المطبعية. وهذا يجعل من الصعب ربط المهام التي تنتمي إلى أي مشروع. لا يجب أن يكون الحل صعبًا: يمكنك اختيار اسم قصير لكل مشروع يتفق عليه الجميع ، أو إعطاء كل مشروع رقم تعريف وترجمته إلى اسم المشروع تلقائيًا.

هناك مشكلة مماثلة في عمود البدء. تحتوي بعض الخلايا على تاريخ ، لكن البعض الآخر يسجل شهرًا واحدًا فقط - ويقول سجل واحد أو اثنان فقط نعم. يدعم Excel التحقق من صحة البيانات ، لذلك من الممكن التأكد من أن خلايا معينة تحتوي دائمًا على بيانات من نوع معين - ولكن عندما يتم تطوير جدول بيانات بطريقة مخصصة ، نادرًا ما يتم استخدامه.

في هذه المرحلة ، يصبح نهج جدول البيانات غير عملي: كان هناك الكثير من الأشخاص الذين يحاولون تحديثه باستمرار

لن تواجه هذه المشكلة في تطبيق قاعدة البيانات ، حيث سيتم إصلاح نوع بيانات الحقل منذ البداية. إذا كنت لا تعرف التاريخ الدقيق لبدء العمل ، فيمكنك استخدام الأول من الشهر أو 1 يناير إذا كنت تعرف السنة فقط. إذا لم يبدأ المشروع بعد ، فيمكنك ترك الحقل فارغًا - فارغ في مصطلحات قاعدة البيانات. إذا كنت تعلم أن المشروع قد بدأ ولكن لا تعرف متى ، يمكنك استخدام تاريخ يكون عادةً مستحيلاً لبياناتك ، مثل 1/1/1900. يصبح من السهل على الفور فرز المشاريع والحصول على نظرة عامة ترتيبًا زمنيًا للنشاط.

يقدم العمود المسمى 'العميل' تحديًا أكثر دقة. الإدخالات الموجودة في هذا العمود غير مرتبطة بأي شيء آخر في المصنف ، ولكن هناك قائمة بالعملاء في الورقة 1 ، والتي ربما تشير إليها. يعد تخزين قوائم متعددة لنفس العناصر ، المشار إليها بأسماء مختلفة ، أمرًا محيرًا. تحتاج إلى توضيح التسمية والتسوية على اسم لا لبس فيه لهذا الكيان: هل هم عملاء أم عملاء؟

عمود الحالة هو عمود آخر لا يوجد فيه تحقق من الصحة ، لذلك اختار الأشخاص مرة أخرى كتابة ما يريدون. سيكون من الأفضل إنشاء قائمة مختصرة لجميع القيم المسموح بها.

الورقة الثانية - الورقة 1 - هي بنفس القدر من الإشكالية. كبداية ، اسم الورقة ليس وصفيًا. ما تحتويه في الواقع هو قائمة بعنوان 'العملاء' ، ولكن لم يتم تنسيقها كجدول في Excel: العنوان موجود في حقل واحد ، مما يحد من قدرتك على استخدام أدوات Excel المضمنة للبحث أو الفرز. يمكنك ، على سبيل المثال ، تصفية العناوين التي تحتوي على Cardiff ، لكن النتائج ستشمل أيضًا تلك الموجودة على طريق كارديف في نيوبورت.

عندما يتعلق الأمر بالعناوين ، فإن أفضل طريقة هي استخدام حقول منفصلة للرمز البريدي والمقاطعة والمدينة والشارع (على الرغم من أن معلومات المقاطعة اختيارية لعناوين المملكة المتحدة - راجع لا توجد مقاطعات ، من فضلك ، نحن بريطانيون). يجب أن يحتوي الشارع على كل شيء غير موجود في الأجزاء الأخرى من العنوان.

هناك حقل 'اتصال' ، والذي يطرح مشاكل أيضًا. عندما يكون لدينا العديد من جهات الاتصال داخل شركة عميل واحد ، فقد تم تجميع جميع أسمائهم في هذا المجال ، مع وضع أرقام هواتفهم وعناوين بريدهم الإلكتروني بالمثل في الحقول الأخرى. سيكون الفصل بينها أمرًا صعبًا - خاصةً إذا كان هناك ثلاثة أسماء في حقل جهة الاتصال ولكن هناك رقمان فقط للهاتف.

العمود الأخير في هذه الورقة بعنوان 'آخر جهات الاتصال': من المفترض أن يقوم الموظفون بتحديث هذا في كل مرة يقومون فيها بالاتصال بعميل. نظرًا لأن هذه المعلومات تعد أمرًا إضافيًا على الموظف أن يتذكره ، وليس هناك ما يضمن قيامه بذلك - خاصةً لأنها مخفية عن الطريق في ورقة ثانية - فهي غير موثوقة. هذا حقًا شيء يجب أن يتتبعه الكمبيوتر تلقائيًا.

أخيرًا ، نأتي إلى أوراق المهام ، والتي توضح بالتفصيل المهام والتعليقات لكل عامل. لم يتم تسمية هذه الأعمدة بشكل متسق ، ولا تحتوي على نفس الأعمدة بنفس الترتيب. في حين أنه من المنطقي للمستخدمين الفرديين إدخال بياناتهم في أوراقهم الخاصة ، فإن الافتقار إلى الاتساق يجعل من الصعب مقارنة البيانات وتحليلها. عندما يريد المدير معرفة العمل الذي تم إنجازه في كل مشروع ، على سبيل المثال ، يجب نسخ جميع المهام يدويًا من الأوراق الفردية إلى قائمة واحدة قبل فرزها والإبلاغ عنها.

بناء قاعدة البيانات الخاصة بك

سيستغرق حل هذه المشكلات بعض العمل ، ربما عدة أيام. نظرًا لأنه من المحتمل أن يستمر المستخدمون في استخدام النظام القديم أثناء قيامنا ببناء نظام جديد ، فمن الأفضل عمل نسخة من المصنفات الحالية للعمل من خلالها. هذا يعني أننا سنرغب في توثيق كل خطوة في تحويل البيانات ، حتى نتمكن من القيام بذلك بسرعة مرة أخرى عندما يحين الوقت للتبديل إلى النظام الجديد.

أول شيء عليك القيام به هو تنظيف البيانات في مصنف Excel الخاص بك. يمكن أن يساعدك استخدام 'البحث والاستبدال' ، ويجب عليك حذف أي عمود أو صف لا يحتوي على بيانات (باستثناء صف عنوان العمود ، والذي يجب الاحتفاظ به). أضف عمود ID إلى كل ورقة ، في العمود A ، وقم بتعبئته بأرقام متزايدة عن طريق كتابة 1 في الخلية الأولى ، واختيار أسفل البيانات (Shift + End ، Down) ثم استخدام أمر Fill Down (Ctrl + D ). قم بإنشاء قائمة رئيسية بأسماء المشروع ، وحيثما يتم تسجيل اسم المشروع ، استخدم وظيفة VLookup () لتأكيد رقم معرفه الرئيسي ؛ إذا لم يكن هناك رقم ، فهناك تناقض في بياناتك.

بمجرد أن تصبح بياناتك نظيفة ، فقد حان الوقت لتصميم قاعدة بيانات جديدة للاحتفاظ بها. سنستخدم Access 2013 ، لأنه في مثالنا النظري متاح لجميع مستخدمينا من خلال اشتراكنا في Office 365. عند إنشاء قاعدة بيانات Access جديدة ، يمكنك اختيار إنشائها كتطبيق Access Web أو قاعدة بيانات Access لسطح المكتب. تحتوي تطبيقات الويب على واجهة مبسطة ويمكن استخدامها فقط إذا كان لديك Office 365 مع SharePoint Online أو SharePoint Server 2013 مع Access Services و SQL Server 2012. سنستخدم قاعدة بيانات سطح المكتب التقليدية ، لأنها توفر المزيد من الخيارات والتحكم بشكل أكبر في تجربة المستخدم.

حدد لإنشاء قاعدة بيانات جديدة لسطح المكتب وتسميتها: ينشئ Access جدولًا جديدًا يسمى الجدول 1 ، ويضعك في طريقة عرض التصميم بعمود واحد يسمى المعرف. هنا يمكنك تصميم الجداول التي ستحتاجها في قاعدة البيانات الخاصة بك. يجب أن يحتوي كل جدول على حقل معرف (عدد صحيح تزايدي تلقائيًا) ، ولكن لتجنب الالتباس ، من الأفضل إعطائه اسمًا وصفيًا أكثر. في جدول المشاريع ، سيكون معرف المشروع ومعرف العميل في جدول العملاء وما إلى ذلك.

يمكنك تعيين نوع البيانات لكل عمود تم إنشاؤه ، وتحتاج إلى إعطاء اسم لكل عمود وتعيين أي خصائص وتنسيق آخر مناسب للحقل. كما هو الحال مع حقل المعرف ، تأكد من أن أسماء الأعمدة توضح البيانات التي يجب إدخالها في الحقل - لذلك ، على سبيل المثال ، استخدم اسم المشروع بدلاً من مجرد الاسم وتاريخ الاستحقاق بدلاً من الاستحقاق. يمكنك استخدام الزر Name & Caption الموجود على الشريط لإنشاء تسمية توضيحية مختصرة بالإضافة إلى الاسم الصريح. يمكنك استخدام مسافات في أسماء الأعمدة ، ولكن سيتعين عليك إحاطةهم بأقواس مربعة عند كتابة الاستعلامات والتقارير.

في حين أنه من المنطقي للمستخدمين إدخال بياناتهم في أوراقهم الخاصة ، فإن الافتقار إلى التماسك يجعل من الصعب تحليلها

عيّن التنسيق في أعمدة مثل PercentageComplete ليكون النسبة المئوية والتواريخ على ShortDate ، وكذلك الحد الأقصى لطول الحقول النصية إلى قيمة معقولة ، أو ستكون جميعها بطول 255 حرفًا. تذكر أن بعض الكلمات (مثل التاريخ) محجوزة ، لذا لا يمكنك استخدامها كأسماء أعمدة: استخدم TaskDate أو أي شيء آخر أكثر وصفيًا بدلاً من ذلك.

عندما يتعلق الأمر بالأعمدة حيث تريد البحث عن قيمة في جدول آخر (مثل عمود العميل في جدول المشاريع) ، حدد تلك الجداول الأخرى في Access قبل إضافة عمود البحث. عندما يتعلق الأمر بالحالة ، فإن أبسط خيار هو كتابة القيم التي سيتم عرضها في القائمة المنسدلة - ولكن هذا يجعل من الصعب إضافة أو تحرير قائمة القيم المحتملة لاحقًا. ما لم تكن تتعامل مع قائمة مختصرة حيث من غير المحتمل أن تتغير القيم الممكنة - مثل حقل يسجل جنس شخص ما - فمن الأفضل إنشاء جدول آخر للإدخالات مثل ProjectStatus. يتيح لك ذلك إضافة خيارات إضافية بسهولة إلى القائمة في المستقبل دون تغيير البرمجة.

التحسينات

أثناء قيامنا بتصميم قاعدة البيانات الخاصة بنا ، يمكننا تنفيذ تحسينات على الطريقة القديمة القائمة على جداول البيانات للقيام بالأشياء. كانت إحدى الشكاوى التي قدمها مستخدمونا بشأن مصنفات Excel الخاصة بهم هي أن كل مهمة تحتوي على خلية واحدة فقط للتعليقات ، وفي بعض الأحيان يحتاجون إلى تقديم أكثر من تعليق واحد على مهمة - أو يحتاج المشرف إلى تقديم تعليق حول مهمة ثم المستخدم الرد على هذا. إن حشر كل شيء في خلية واحدة يجعل من الصعب معرفة متى تم تقديم التعليقات ومن قام بها. يمكننا أن نفعل ما هو أفضل من خلال إنشاء جدول منفصل للتعليقات ، مرتبط بجدول المهام. بهذه الطريقة ، يمكن أن تحتوي كل مهمة على العديد من التعليقات حسب الضرورة ، مع حقول منفصلة للتاريخ واسم المستخدم ونص كل منها.

هناك تحسين آخر يمكننا إجراؤه وهو تعيين إدخالات مثل ProjectStatus للعرض بترتيب معين ، بدلاً من الترتيب الأبجدي - على سبيل المثال ، قد ترغب في الانتقال إلى 'مكتمل' في أسفل القائمة. للقيام بذلك ، أضف عمود DisplayOrder واستخدمه لفرز قائمة البحث. لا تميل إلى استخدام حقل المعرف ؛ مع هذا ، أي سجلات جديدة يمكن أن تذهب فقط في نهاية القائمة.

لضمان بقاء بياناتنا نظيفة ، يمكننا تحديد الحقول التي يجب على المستخدم تعبئتها على أنها مطلوبة ، وإضافة التحقق من الصحة للتأكد من أن البيانات المدخلة بالشكل الصحيح. يمكنك جعل الحياة أسهل من خلال تعيين قيم افتراضية معقولة: يمكن تعيين قيمته الافتراضية في حقل 'تاريخ التعليق' في جدول 'التعليقات' على = التاريخ () ، والذي سيعينه تلقائيًا على تاريخ اليوم كلما تم إنشاء تعليق جديد. يمكنك استخدام التحقق من الصحة مع عمود المسحوب في جدول (منطقي) لمنع المستخدمين من إضافة سجلات جديدة بقيم محددة. يتيح لك هذا الاحتفاظ بالقيم التاريخية التي كانت صالحة في السابق ، ولكن لم يعد يتم استخدامها. يمكن العثور على كل هذه الميزات في أدوات الجدول | علامة تبويب الحقول على الشريط أو في خصائص الحقل في طريقة عرض تصميم الجدول.

استيراد البيانات الخاصة بك

بمجرد إعداد الجداول الخاصة بك ، يمكنك استخدام البيانات الخارجية | استيراد وربط | زر Excel على الشريط لإلحاق البيانات من مصنف Excel بالجداول الموجودة في قاعدة بيانات Access. قم بعمل نسخة احتياطية من قاعدة بيانات Access الفارغة قبل أن تبدأ ، في حالة حدوث أي خطأ ، وابدأ بملء الجداول الصغيرة يدويًا إذا لزم الأمر. خذ نسخة احتياطية أخرى بمجرد الانتهاء من ذلك ، حتى تتمكن من العودة إلى هذه النقطة إذا حدث خطأ ما في الخطوات التالية.

الآن قم باستيراد الجداول الرئيسية التي لا تعتمد على أي جداول أخرى ، مثل العملاء ، قبل الانتهاء من الجداول التي لها علاقات ، مثل المشاريع والمهام. إذا أعدت ترتيب الأعمدة وأعدت تسميتها في مصنف Excel لتطابق الحقول الموجودة في قاعدة بيانات Access بأكبر قدر ممكن ، فلن تواجه أي صعوبة في استيراد البيانات. تذكر أن تقوم بتدوين كل ما تفعله حتى تتمكن من تكراره لاحقًا إذا كنت بحاجة إلى تحويل البيانات مرة أخرى.

بمجرد استيراد البيانات ، يجب أن تعمل الجداول الموجودة في طريقة عرض ورقة البيانات كما فعلت أوراق عمل Excel - ولكن مع التحقق من صحة البيانات والبحث والفرز بشكل أفضل. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك الآن البدء في تصميم نماذج وتقارير جديدة بناءً على هذه البيانات: على سبيل المثال ، قد يعرض نموذج رئيسي / تفصيلي للمشاريع بيانات مشروع واحد في أعلى النموذج وشبكة المهام لذلك مشروع في الأسفل.

يمكنك أيضًا إعداد نموذج المهام الخاصة بي الذي يسرد جميع المهام المعلقة للمستخدم الحالي وتقرير المهام المتأخرة الذي يسرد جميع المهام المعلقة لجميع المستخدمين الذين تجاوزوا تاريخ استحقاقهم.

لا توجد مقاطعات ، من فضلك ، نحن بريطانيون

إذا كنت تقوم بتخزين العناوين في قاعدة البيانات الخاصة بك ، فمن المهم أن تفهم ما هي المعلومات التي تحتاجها بالفعل. على الرغم من أن معلومات المقاطعة يمكن أن تكون مفيدة للتسويق - وقد تكون ضرورية لبعض العناوين الخارجية - إلا أنها لم تعد مستخدمة رسميًا في عناوين المملكة المتحدة.

إيقاف تشغيل وضع Windows 10 s

والسبب هو أن العناوين البريدية في المملكة المتحدة تعتمد على مفهوم مدينة البريد ، حيث يتم إرسال المنشور الخاص بك وفرزه قبل تسليمه إلى باب منزلك. لا يتم تقديم الخدمات لجميع البلدات أو القرى عن طريق مدن البريد في نفس المقاطعة - على سبيل المثال ، تتلقى ميلبورن (في كامبريدجشير) بريدها عبر رويستون (في هيرتفوردشاير) - لذا فإن تحديد مقاطعة في العنوان لا يساعد بالضرورة أي شخص.

لتجنب الارتباك ، توقف مكتب البريد عن استخدام المقاطعات في العناوين في عام 1996 ، بالاعتماد على معلومات الرمز البريدي بدلاً من ذلك - وبحلول عام 2016 ، يخطط لإزالة أسماء المقاطعات من ملف بيانات الاسم المستعار لمعلومات العنوان التكميلية. لذلك ، إذا قمت بتضمين مقاطعة في عنوان المملكة المتحدة ، فسيتم تجاهلها ببساطة.